Các bạn đã biết cách viết email kiểu Nhật chưa. Các bạn có bao giờ thắc mắc không biết Nhật có viết email như Việt Nam mình hay không. Hay là các bạn làm việc với người Nhật, khi viết email gửi cho họ có lo rằng không biết mình viết có đúng hay không. Bài viết này sẽ chia sẻ cho các bạn về cách viết email kiểu Nhật 1 cách chính xác.
Nội dung chính
Tuân thủ theo quy trình của email kiểu Nhật
Quy trình của 1 email sẽ bao gồm “ Địa chỉ -> Lời chào -> Tên -> Nội dung -> Kết luận -> Chữ ký.
Trước tiên bạn hãy tuân thủ theo quy trình này nhé
Chủ đề của email để người nhận có thể hiểu qua được nội dung của email
Hãy đảm bảo rằng chủ đề của email có thể giúp người nhận hiểu được nội dung mà bạn viết. Ví dụ, bạn có thể cho chủ để vào dấu 「 」 để nhấn mạnh tên công ty hoặc tên dự án.
Lí do cho việc này là để người nhận sẽ dễ hiểu nội dung hơn khi đọc phần nội dung email nếu dòng chủ đề giới thiệu tổng quan về email trước khi mở email.
Ngoài ra, nếu người kia xử lý nhiều email, những email bạn gửi có thể bị chôn vùi, vì vậy hãy tránh dòng tiêu đề không truyền tải được nội dung, chẳng hạn như “Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn hôm trước”.
Trong email kiểu Nhật phải luôn đặt địa chỉ ở đầu văn bản
Đảm bảo đặt địa chỉ ở phần đầu của phần nội dung. Địa chỉ khác nhau tùy thuộc vào người nhận.
Nhập lời chào và tên sau địa chỉ
Sau người nhận, hãy viết lời chào, địa chỉ liên kết và tên của bạn. Hãy thay đổi lời chào phù hợp tùy theo mối quan hệ với người nhận. Sau đó hãy nêu tên của bạn và tên của công ty nơi bạn đang làm việc.
Luôn bao gồm một từ kết thúc
Khi bạn đã viết xong nội dung mình muốn truyền đạt, hãy kết thúc bằng 1 câu kết.
Sau khi viết xong văn bản hãy kí tên của bạn vào
Khi bạn viết xong văn bản, hãy nhớ ký tên vào nó. Chữ ký của bạn phải bao gồm các thông tin sau:
– Tên công ty
– Tên bộ phận
– Tên của bạn ( tên tiếng Anh )
– Mã bưu điện, địa chỉ
– Số điện thoại, số Fax
– Địa chỉ email
– URL trang chủ
Để dễ phân biệt với văn bản chính, các ký hiệu như “-” và “***” thường được đặt ở trên và dưới phần chữ ký.
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, bạn nên bao gồm giờ làm việc và ngày nghỉ bình thường. Bạn cũng có thể kèm theo lời chào như “ 「いつもご支援を賜り、心より感謝申し上げます。」”
